Ako Notino zjednodušilo spracovanie tisícov daňových dokumentov.
Ako Notino zjednodušilo spracovanie tisícov daňových dokumentov.
2 800 zamestnancov. Tisíce daňových dokumentov. Jeden digitálny workflow
Zatiaľ čo časť zamestnancov už vybavovala daňové dokumenty cez interný portál, ostatní sa stále spoliehali na papier. Po prechode na SAP SuccessFactors nasadilo Notino aplikácie DADO a DEDO ako rozšírenie svojho SAP prostredia. Oba procesy tak prepojilo do jedného digitálneho workflow – od zberu údajov a podkladov od zamestnancov cez import údajov do payrollu až po bezpečné doručenie výsledných dokumentov.
-
Riešenie DADO a DEDO
-
Prostredie SAP SuccessFactors
-
Rozsah ~2 800 zamestnancov
Podělte se o příběh
Prvých šesť mesiacov plošnej prevádzky v číslach
zpracovaných ročních
zúčtování daně
zpracovaných ročních
zúčtování daně
Stovky
Stovky vyžiadaných a automaticky doručených potvrdení o zdaniteľných príjmoch"
Jeden portál pre jedných. Papier pre ostatných
-
Notino nezačínalo v daňovej agende od nuly. V rámci svojho predchádzajúceho HR systému využívalo zamestnanecký portál. Ten bol však dostupný iba zamestnancom pripojeným do internej siete.
-
Ostatní museli využívať klasický papierový proces. To znamenalo osobné stretnutia, manuálne podpisovanie formulárov a fyzické odovzdávanie dokumentov. Papierovo sa riešili aj Vyhlásenia poplatníka pri nástupe nových zamestnancov, keďže pôvodný portál ich nevedel automaticky generovať.
Mzdový tím tak musel paralelne riadiť dva procesy:
-
kontrolovať správnosť odovzdaných dokumentov,
-
dohľadávať chýbajúce podklady,
-
sledovať jednotlivé kroky procesu,
-
a koordinovať osobné stretnutia a individuálne konzultácie.
Výzvou pritom nebola len samotná papierová agenda. Rovnaký proces prebiehal na dvoch samostatných koľajach, ktoré nebolo možné riadiť z jedného miesta.
Najväčšou výzvou bolo zjednotiť proces a komunikáciu tak, aby mali zamestnanci jedno centrálne miesto a jeden komunikačný kanál pre celú daňovú agendu.
Simona Marténková
Payroll Accountant Team Leader
Digitalizovať celý proces, nielen formulár
Pri prechode na SAP SuccessFactors chcelo Notino zjednodušiť celú zamestnaneckú daňovú agendu. Cieľom nebolo len previesť papierové formuláre do digitálnej podoby, ale prepojiť celý proces – od zberu údajov až po bezpečné doručenie výsledných dokumentov zamestnancom.
Kľúčovú úlohu v tomto procese prevzali dve aplikácie:
DADO
na zber, validáciu a import údajov do mzdového systému.
DEDO
na elektronické doručenie výsledných dokumentov a sledovanie stavu ich doručenia.
Najskôr pilot, potom 2 800 zamestnancov
Čo sa zmenilo pre zamestnancov a payroll
-
Od individuálnych konzultácií
-
k self-service
-
Od neúplných podaní
-
k validovaným žiadostiam
Neúplný formulár už nie je možné jednoducho odoslať. DADO upozorní na nevyplnené polia, nesprávny formát údajov alebo chýbajúce prílohy. Zamestnanec musí tieto nedostatky vyriešiť ešte pred odoslaním, takže payroll tím dostáva kompletné a správne vyplnené žiadosti.
-
Od manuálnej evidencie
-
k jasnému prehľadu
Stavy žiadostí, termíny aj vykonané zmeny sú dostupné na jednom mieste. DADO podľa potreby automaticky rozosiela pripomienky a payroll tím môže následne importovať validované údaje priamo do SAP SuccessFactors Employee Central Payroll.
-
Od manuálnej distribúcie
-
k automatickému doručeniu
Koľko paralelných procesov riadite v rámci svojej daňovej agendy?
Ak pri spracovaní daňových dokumentov stále kombinujete portál, e-maily, papier a manuálnu evidenciu, riešením pravdepodobne nie je len digitalizácia samotného formulára. Skutočná príležitosť je vo workflow okolo neho. Pozrime sa, ktoré kroky je možné zjednotiť a prepojiť s vaším SAP HR a mzdovým prostredím.
Otvorte si nové možnosti s GLOBESY aplikáciami a rozšíreniami, ktoré sú prispôsobené špecifikám slovenského a českého trhu a postavené na 20+ ročnom know-how.