Jak NAKIT ušetřil stovky hodin
digitalizací daňových formulářů
-
Řešení e-Daňovky
-
Klient NAKIT
-
Zaměstnanci 700
Podělte se o příběh
Národní agentura pro komunikační a informační technologie (NAKIT) je státní agentura, jejímž hlavním posláním je poskytovat informační služby pro veřejnou správu a podporovat rozvoj eGovernmentu v Česku. Zaměřuje se na návrh, realizaci a provoz technických prostředků pro komunikační a informační technologie, tvorbu a správu aplikací a poskytování služeb kybernetické bezpečnosti.
Problém
NAKIT zpracovával růžové daňové formuláře ručně a v papírové podobě, což představovalo výraznou časovou zátěž. Situaci komplikovalo, že agentura zaměstnává více než 550 zaměstnanců a 150 pracovníků na dohody na různých místech po celé České republice, přičemž povinnost zpracovávat daňová prohlášení se každoročně opakuje. Navíc rizikem byla i bezpečnost dat, protože papírové dokumenty mohly procházet více rukama.
Cíle
Situace vyžadovala komplexní řešení, které celý proces zefektivní a zjednoduší pro zaměstnance i mzdové účetní, a zároveň je odbřemení od rozsáhlých konzultací. Podmínkou byla přímá integrace se SAP HR, aby se předešlo manuálním exportům a importům dat.
„Původně jsme měli všechny daňové formuláře v papírové podobě a ručně je zpracovávali. Všechno jsme přitom konzultovali a společně vyplňovali se zaměstnanci. Protože působíme v různých lokalitách po celé ČR, bylo to vždy velmi časově i administrativně náročné. Navíc je nutné vždy dodržet zákonné termíny."
Alice Apltauerová
Vedoucí oddělení Personalistika a mzdy, NAKIT
Řešení
Implementací aplikace e-Daňovky se NAKITu podařilo proměnit zpracování daňových formulářů na plně digitální proces:
Formuláře jsou automaticky předvyplněny na základě zaměstnaneckých dat.
Zaměstnancům pomáhají s vyplňováním složitých formulářů interaktivní návody a automatické kontroly polí.
Po zpracování dokumentu aplikace automaticky přepisuje data do mzdového systému.
V případech, kdy zaměstnanec nežádá o roční zúčtování, systém automaticky generuje potvrzení o příjmu.
Přílohy dokumentů z předchozích let jsou dostupné pro aktualizaci, takže zaměstnanci mohou nahlašovat změny prohlášení poplatníka během celého roku.
Dokumenty jsou bezpečně ukládány v Elektronickém osobním spisu, kde je mohou oprávněné osoby jednoduše dohledat.
Proces
Generování
Distribuce
Vyplnění
Přidánípříloh
Ověření identity
Přepis dat do mzdového systému
Bezpečnáarchivace
Generování
Distribuce
Vyplnění
Přidání příloh
Ověření identity
Přepis dat do mzdového systému
Bezpečná archivace
"Vše bylo řešeno obratem a s velkou vstřícností. Součinnost a spolupráci s implementačním týmem bych celkově hodnotila jako vysoce profesionální."
Alice Apltauerová
Vedoucí oddělení Personalistika a mzdy, NAKIT
Výsledky
Implementace e-Daňovek přinesla NAKITu výrazné zvýšení efektivity, úsporu času a vyšší spokojenost zaměstnanců.
1500+ daňových formulářů
Průměrný počet daňových formulářů zpracovaných prostřednictvím e-Daňovek za rok.
Snížení chybovosti při vyplňování
Automatické kontroly a nápovědy spolu s předvyplněnými formuláři eliminovaly chyby při vyplňování i potřebu osobních konzultací.
Zrychlení administrativních procesů
Zaměstnanci NAKITu si sami vyplňují Prohlášení poplatníka a Žádost o roční zúčtování daně v interaktivním online formuláři a HR oddělení již nemusí poskytovat individuální konzultace každému zaměstnanci.
"Co doposud trvalo hodiny, nyní je záležitostí i několika minut."
Alice Apltauerová
Vedoucí oddělení Personalistika a mzdy, NAKIT
GLOBESY+
Chcete vědět více o možnostech digitálního oběhu daňových dokumentů?
Sjednejte si nezávaznou konzultaci s našimi experty.
Karol Höger
Sales Manager
- GLOBESY+ řešení
Otevřete si nové možnosti s aplikacemi a rozšířeními GLOBESY, které jsou přizpůsobeny specifikům českého a slovenského trhu a postaveny na více než 20 letech know-how.
