Jak Notino sjednotilo zpracování
tisíců daňových dokumentů.
Jak Notino sjednotilo zpracování tisíců daňových dokumentů.
2 800 zaměstnanců. Tisíce daňových dokumentů. Jeden digitální workflow
Zatímco část zaměstnanců vyřizovala daňové dokumenty přes interní portál, ostatní museli řešit papíry. Po přechodu na SAP SuccessFactors nasadilo Notino aplikace DADO a DEDO jako rozšíření svého SAP prostředí. Oba světy tak propojilo do jednoho digitálního workflow: od sběru údajů a příloh od zaměstnanců přes import do payrollu až po bezpečné doručení výsledných dokumentů.
-
Řešení DADO a DEDO
-
Prostředí SAP SuccessFactors
-
Rozsah ~2 800 zaměstnanců
Podělte se o příběh
Prvních šest měsíců plošného provozu v číslech
zpracovaných ročních
zúčtování daně
zpracovaných ročních
zúčtování daně
Stovky
vyžádaných a automaticky doručených potvrzení o zdanitelných příjmech
Portál pro jedny. Papír pro druhé
-
Notino nezačínalo v daňové
agende na zelené louce. V rámci svého původního HR systému využívalo zaměstnanecký portál. Ten však sloužil výhradně lidem s přístupem do interní sítě.
-
Pro ostatní platil
klasický papírový režim. Osobní schůzky, ruční podepisování formulářů a fyzické předávání podkladů. Papírově se řešila i Prohlášení poplatníka při nástupu, protože púvodní portál je neuměl automaticky generovat.
Mzdový tým tak paralelně řídil dva způsoby zpracování:
-
kontroloval správnost odevzdaných podkladů,
-
dohledával chybějící dokumenty,
-
evidoval jednotlivé kroky procesu,
-
koordinoval osobní schůzky a individuální konzultace.
Problémem tak nebyl jen papír sám o sobě. Jedna agenda běžela na dvou kolejích, které nešlo řídit z jednoho místa.
Největší výzvou bylo sjednocení procesu a komunikace tak, aby zaměstnanci využívali jedno centrální místo a jeden komunikační kanál pro celou daňovou agendu.
Simona Marténková
Payroll Accountant Team Leader
Digitalizovat celý proces, ne jen formulář
Při přechodu na SAP SuccessFactors chtělo Notino vyřešit celou zaměstnaneckou daňovou agendu jednou pro vždy. Cílem nebylo jen překlopit papírové formuláře do digitálu, ale propojit kompletní řetězec od sběru dat až po finální doručení dokumentů zaměstnanci.
Roli řešení převzala dvojice aplikací:
DADO
na sběr, kontrolu a import dat do mzdového systému.
DEDO
pro elektronické doručení výsledných dokumentů a sledování stavu distribuce.
Nejdřív pilot, potom 2 800 zaměstnanců
Co se změnilo pro zaměstnance a payroll
-
Od individuálních konzultací
-
k self-service
Zaměstnanci se formulář otevře s předvyplněnými údaji. Interaktivní nápovědy mu přímo u jednotlivých polí vysvětlí, co má doplnit a jaké přílohy doložit. Běžné otázky tak zvládne vyřešit bez individuální konzultace s payrollem.
-
Od neúplných podkladů
-
k validovanému podání
Neúplný formulář už nelze jednoduše odeslat. DADO upozorní na nevyplněná pole, nesprávný formát údajů nebo chybějící přílohy. Zaměstnanec je musí doplnit ještě před odesláním, takže k payrollu se dostávají převážně kompletní a správně vyplněné žádosti.
-
Od manuální evidence
-
k jasnému přehledu
Stav žádostí, termíny i provedené změny jsou dostupné na jednom místě. DADO podle potřeby automaticky rozesílá připomínky a zkontrolované údaje následně mzdový tím importuje přímo do SAP SuccessFactors Employee Central Payroll.
-
Od manuální distribuce
-
k automatickému doručení
Na zpracování údajů navazuje DEDO, které výsledné dokumenty bezpečně doručí zaměstnancům a zobrazí stav jejich distribuce. Největší časovou úsporu přinesla tato změna u potvrzení o zdanitelných příjmech, kde odpadla manuální příprava, evidence a distribuce.
Kolik paralelních procesů drží pohromadě vaši daňovou agendu?
Pokud při zpracování daňových dokumentů stále kombinujete portál, e-maily, papír a ruční evidenci, řešení pravděpodobně není jen v digitalizaci samotného formuláře. Je ve workflow kolem něj. Pojďme se podívat, které kroky lze sjednotit a propojit s vaším SAP HR a mzdovým prostředím.
Otevřete si nové možnosti s aplikacemi a rozšířeními GLOBESY, které jsou přizpůsobeny specifikům českého a slovenského trhu a postaveny na více než 20 letech know-how.